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Pourquoi former ses vendeurs sur la facturation électronique ?

Les entreprises les plus compétitives sont souvent celles qui investissent sur les meilleurs outils de gestion. Parfois, il est nécessaire de mettre en place un système de facturation et de former la force de vente. Voici quelques bonnes raisons de le faire.

La facturation électronique fait gagner du temps

Une dématérialisation du processus de vente permet de raccourcir les démarches. La transaction se fait plus promptement sans les échanges de courriers classiques. L’élaboration d’une facture électronique se fait en quelques minutes avec le bon outil de gestion. Ce logiciel fait gagner du temps puisque le document peut directement être expédié par messagerie numérique chez le client. Une copie est automatiquement gardée pour l’envoyeur. Ce système facilite la traçabilité. En tout cas, cette technologie simplifie la tâche à la direction, au comptable ainsi que le fiscaliste. Elle est d’une grande aide pour tous ceux qui devraient manipuler de très nombreux dossiers relatifs au fonctionnement d’une société commerciale ou de service.

Un système entièrement dématérialisé facilite le contrôle

Parfois, les factures suivent des cheminements complexes. Il est souvent indispensable d’avoir le feu vert du directeur commercial avant d’accorder une remise. Dans certaines situations, il faut carrément l’aval du conseil d’administration pour fixer les termes d’une transaction. Sous forme dématérialisée, le document peut se transmettre par un simple courriel. C’est beaucoup plus pratique si la société a plusieurs filiales. Les différents magasins pourront facilement être contrôlés. De même, chaque membre de la force de vente pourra éditer une facture depuis un système accessible depuis une tablette. Le bon de livraison sera comptabilisé à un niveau central. Cela allège la responsabilité des dirigeants qui devraient encore tout valider.

Une formation s’ajoute aux capacités de la force de vente

Former la force de vente sur un nouvel outil entièrement numérique constitue un investissement. Il est souvent nécessaire de se fournir auprès d’un spécialiste en matière de génie logiciel (https://www.integral.be/fr/ventes/). L’intervention d’un expert dans les locaux d’une entreprise coûte son prix, mais les retours (ROI) sont presque immédiatement mesurables. Les vendeurs gagnent en compétences. Ils sont motivés grâce à l’acquisition de savoir-faire concret. La maîtrise d’un système de facturation peut figurer dans leur curriculum vitae. Ce qui demeure un avantage pour eux. Parfois, les dirigeants d’entreprises élaborent un contrat afin de garder ce personnel qualifié dans leurs sociétés.

L’administration fiscale exige des factures électroniques

Depuis janvier 2020, toutes factures avec une taxe sur la valeur ajoutée soient disponibles en version numérique. Ces fichiers sont à joindre à la déclaration mensuelle de TVA. L’administration centrale et les collectivités exigent également à avoir des documents commerciaux sous format digital lorsqu’elles font appel à des prestataires privés. Cette disposition permet de contrôler plus efficacement les offres en commençant par la proforma. Quoi qu’il en soit, la formation sur la facturation électronique se fait rapidement et coûte une somme facilement amortissable. Certains vendeurs maîtrisent l’outil de gestion en une demi-journée, voire un peu moins pour les plus brillants. Leur apprendre de nouvelles techniques les rendra encore plus performants dans ce qu’ils font.

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